Standard-databehandleraftale for Ordreits. Version 1.0 – gældende fra 28. oktober 2026. Udarbejdet med udgangspunkt i Datatilsynets standardkontrakt for databehandleraftaler.
Denne databehandleraftale (»aftalen«) er en del af abonnementsaftalen mellem kunden (»den dataansvarlige«) og JITS ApS, CVR-nr. 37590029, Odensevej 80, 5471 Søndersø (»databehandleren«) om brug af Ordreits, jf. handelsbetingelserne. Den gælder automatisk fra abonnementets start og kan på forlangende udleveres underskrevet.
Databehandleren leverer ordrestyringssystemet Ordreits som en cloudtjeneste. Den dataansvarlige lægger i den forbindelse personoplysninger ind i systemet, som databehandleren behandler på den dataansvarliges vegne. Aftalen sikrer, at behandlingen sker i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen (GDPR, forordning (EU) 2016/679) art. 28 og databeskyttelsesloven.
Den dataansvarlige har ansvaret for, at behandlingen af personoplysninger sker inden for rammerne af GDPR og databeskyttelsesloven, herunder at der er et lovligt grundlag for behandlingen, og at de registrerede er oplyst om den. Den dataansvarlige har ret og pligt til at træffe beslutninger om formål og hjælpemidler.
Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, medmindre det kræves efter EU-ret eller dansk ret. Instruksen er beskrevet i denne aftale og i den funktionalitet, den dataansvarlige selv vælger at bruge i Ordreits. Databehandleren underretter straks den dataansvarlige, hvis en instruks efter databehandlerens mening er i strid med reglerne.
Databehandleren sikrer, at kun medarbejdere, der har behov for det for at levere, supportere og drifte ydelsen, har adgang til personoplysningerne, og at de er underlagt tavshedspligt. Adgang gives kun på den dataansvarliges foranledning (support) eller for nødvendig drift og tilbagekaldes, når behovet ophører.
Databehandleren gennemfører passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger, jf. GDPR art. 32, herunder som minimum:
Yderligere beskrivelse findes under Sikkerhed & GDPR. Foranstaltningerne vurderes løbende og tilpasses risikoen.
Den dataansvarlige giver ved aftalens indgåelse en generel godkendelse til, at databehandleren bruger underdatabehandlere. Databehandleren underretter den dataansvarlige pr. e-mail mindst 30 dage før en ny underdatabehandler tages i brug; den dataansvarlige kan gøre indsigelse og i givet fald opsige abonnementet. Underdatabehandleren pålægges de samme forpligtelser som i denne aftale.
| Underdatabehandler | Ydelse | Land | Hvornår |
|---|---|---|---|
| JITS ApS' eget driftscenter | Hosting, backup og drift af Ordreits | Danmark | Altid |
| SureSMS | Afsendelse af SMS-beskeder til den dataansvarliges kunder (navn, telefonnummer, beskedtekst) | Danmark | Kun hvis modulet Kundebesked/SMS er slået til |
| Signits (JITS ApS) og godkendt MitID-broker | Elektronisk underskrift af tilbud og aftaler | Danmark/EU | Kun hvis MitID-underskrift bruges |
Integrationer til økonomisystemer (fx e-conomic, Dinero, Billy, Admind), lønsystemer og lignende, som den dataansvarlige selv kobler til med egne adgangsnøgler, er ikke underdatabehandlere for JITS. Her overfører Ordreits oplysninger på den dataansvarliges instruks til en leverandør, som den dataansvarlige selv har aftale med.
Databehandleren overfører ikke personoplysninger til lande uden for EU/EØS som led i leveringen af Ordreits, medmindre den dataansvarlige selv instruerer det (fx ved at koble en tjeneste uden for EU til).
Databehandleren bistår med passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger, så den dataansvarlige kan opfylde sine forpligtelser over for de registrerede (indsigt, berigtigelse, sletning, begrænsning, dataportabilitet og indsigelse) samt forpligtelserne i GDPR art. 32–36 (sikkerhed, anmeldelse af brud, konsekvensanalyse). Den dataansvarlige kan selv udtrække og slette oplysninger i systemet; øvrig bistand ydes mod rimelig betaling efter medgået tid, medmindre den skyldes forhold hos databehandleren.
Databehandleren underretter den dataansvarlige uden unødig forsinkelse og senest 36 timer efter at være blevet bekendt med et brud på persondatasikkerheden, der vedrører den dataansvarliges oplysninger, med de oplysninger, den dataansvarlige skal bruge til sin anmeldelse til Datatilsynet (bruddets karakter, berørte kategorier og omtrentligt antal, sandsynlige konsekvenser og trufne foranstaltninger).
Ved abonnementets ophør kan den dataansvarlige i 30 dage eksportere sine oplysninger fra systemet eller bede om et samlet udtræk. 90 dage efter ophør sletter databehandleren alle den dataansvarliges personoplysninger fra produktionssystemet; de udgår af backup senest 30 dage derefter. Databehandleren kan opbevare oplysninger, som EU-ret eller dansk ret kræver (fx bogføringsmateriale).
Databehandleren stiller på anmodning de oplysninger til rådighed, der er nødvendige for at påvise, at forpligtelserne i GDPR art. 28 og denne aftale overholdes, og giver mulighed for og bidrager til revisioner og inspektioner, som den dataansvarlige eller en af denne bemyndiget revisor foretager, med rimeligt varsel (mindst 30 dage) og højst én gang årligt, medmindre der er konkret anledning. Omkostninger ved revision afholdes af den dataansvarlige.
Aftalen gælder, så længe databehandleren behandler personoplysninger på den dataansvarliges vegne, og ophører, når oplysningerne er slettet eller tilbageleveret, jf. pkt. 10. Ved modstrid mellem denne aftale og handelsbetingelserne går denne aftale forud for så vidt angår behandling af personoplysninger.
Levering af ordrestyring: registrering og styring af tilbud, sager, planlægning, tid, materialer, kvalitetssikring, dokumentation, kundekommunikation og fakturering for den dataansvarliges virksomhed.
Opbevaring, strukturering, visning, søgning, eksport, afsendelse af beskeder (e-mail/SMS) på den dataansvarliges instruks og overførsel til tredjepartssystemer, som den dataansvarlige selv har koblet til.
Systemet er ikke beregnet til følsomme oplysninger (helbred, CPR-numre m.v.). Den dataansvarlige bør undlade at registrere sådanne oplysninger i fritekstfelter.
Så længe abonnementet løber, samt sletteperioden i pkt. 10.
Spørgsmål til databehandling, anmodning om underskrevet eksemplar eller anmeldelse af forhold: hej@ordreits.dk · +45 63 13 14 13.